ORGANİZASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

Organizasyon Şube Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Organizasyon Şube Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

a. Daire Başkanlığının amaç, ilke ve hedefleri ile ilgili mevzuat ve yönetmeliğine uygun olarak programa alınan ve düzenlenmesine karar verilen festival, fuar, şenlik, kermes, sergi, panayır, gösteri, seminer, konferans, bilgi şöleni, yarışma, konser, müzik, eğlence, anma programları ve buna benzer diğer sosyal faaliyetler, resmi bayramlar, önemli gün ve gecelerde gerçekleştirilecek çeşitli kültürel ve sanatsal etkinlikler, sergi salonları ile kültür merkezlerindeki organizasyonlar gibi etkinlik, faaliyet ve projeleri gerekli hallerde ilgili birimlerimiz, kurum ve kuruluşlarda dahil edilerek gerçekleştirmek, ihtiyaç halinde gerçekleştirilecek olan mal ve hizmet alım süreçlerini yürütmek, saha organizasyonlarını takip etmek,

b. Etkinliklerde alan düzenlemesi, teknik altyapı, hijyen önlemleri, konukların ulaşım, konaklama işlemleri ve benzeri hazırlık çalışmalarını yürütmek,

c. Tören, faaliyet, etkinlik ve programlarda kullanılan mal, malzeme, araç, gereçleri mevzuat hükümlerine göre temin, tedarik etmek ve bakımını sağlamak,

ç. Belediye ve bağlı daire başkanlıklarının gerçekleştirdiği kültürel etkinliklerde, milli bayramlarda, resmi kurum ve kuruluşların düzenleyeceği etkinliklerde kullanılmak üzere tribün, koltuk, sandalye, masa, güneşlik, kürsü, ses, sahne gibi malzemelerin tören alanına nakli ve kurulumunu gerçekleştirmek, tören ve etkinlik alanlarının (bayrak, flama vb. malzemeler) süslenmesini sağlamak,

d. Düzenlenen programların sunum ve takdimini sağlamak,

e. Salon kiralama tarifelerini hazırlamak, salon ve fuayelerin kiralanması ile ilgili işlemleri yürütmek,

f. Daire Başkanlığına bağlı binaların teknik, temizlik ve ulaşım hizmetlerinin takibi ve koordinasyonunu sağlamak,

g. Müdürlük plan ve programları çerçevesinde kamu kurum ve kuruluşları ile sivil toplum kuruluşları arasında işbirliği yapmak,

ğ. Stratejik plan ve performans programı doğrultusunda müdürlüğe verilen görevleri yerine getirmek,

h. Organizasyon Şube Müdürlüğünün İdari ve Mali işleyişini sağlamak,

ı. Daire Başkanı ve Üst Yönetim tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

Organizasyon Şube Müdürünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Organizasyon Şube Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

a. Daire Başkanlığı ve Başkanlık Makamı tarafından verilecek görevleri ifa etmek,

b. Daire Başkanı tarafından verilen emir ve talimatları yerine getirmek, bağlı personele görev, yetki ve sorumlulukları ile ilgili konularda emir ve talimat vermek,

c. Müdürlüğü ilgilendiren konularda raporlar ve yazışmaları hazırlamak,

ç. Personelin sicil raporlarını, yıllık izinlerini düzenlemek ve Daire Başkanının onayına sunmak, personel arasında görev dağılımı yapmak,

d. Müdürlüğü ile ilgili arşiv çalışmalarını ilgili mevzuat hükümlerine göre yürütmek,

e. Bilgi edinme başvurularını cevaplamak ve takibini yapmak, yaptırmak,

f. Faaliyet alanıyla ilgili konularda projeler üretmek, takip etmek ve uygulamak,

g. Kanun, tüzük, yönetmelikler ve amirlerince verilen diğer görevleri yapmak ve yaptırmak,

ğ. Konusuna ilişkin mevzuatı takip ederek, bunlara uygun uygulama yapılmasını sağlamak,

h. Müdürlükte yapılan tüm iş ve işlemlerin mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını sağlamak,

ı. Bağlı personelinin mesai takibini yapmak, disiplin ve düzenini sağlamak,

i. Birimin çalışma programını hazırlamak ve programa uyulmasını sağlamak,

j. Şube Müdürü, Müdürlüğü ile ilgili işlemleri yerine getirirken; Belediyenin Stratejik Planındaki Vizyon, Misyon ve İlkeleri ile mevzuata göre çalışılmasından sorumludur,

k. Bilgi edinme başvurularını cevaplayarak, müracaat sahibine zamanında iletmek ve sonucunu ilgili makama bildirmek,

l. Mahkemelerden ve icra dairelerinden gelen yazıların gereğini gecikmeksizin yerine getirmek ve cevap vermek,

m. Süreli, günlü, acele ve ivedi yazıların gereğini süresinde yerine getirmek,

n. Daire Başkanlığı ve Başkanlık Makamı tarafından verilecek görevleri ifa etmek,

o. İhale işlem dosyalarını, İhale onay belgelerini ve harcama belgelerini hazırlamak, Daire Başkanının onayına sunmak,

ö. 4734 sayılı Kanun kapsamında yapım, hizmet ve mal alımlarında İhale işlem dosyalarını, İhale onay belgelerini ve harcama belgelerini hazırlamak, Daire Başkanının onayına sunmak,

p. Bu yönetmeliğin 12. Maddesinde yer alan Organizasyon Şube Müdürlüğünün görev ve yetkilerini mevzuatın öngördüğü şekilde yerine getirmek.